• الاطلاع والإلمام بثقافة الدولة المستضيفة وعاداتها وتقاليدها ما أمكن، ومعرفة أهم أعيادهم الوطنية والشعبية.
• معرفة الشخصيات الوطنية والسياسية والثقافية لهذه الدولة وأهم معالمها.
• على عضو الوفد مراجعة الملف المشترك بكل تفاصيله والتأكد من اصطحاب الملفات المهمة ذات العلاقة بموضوع المناسبة.
• تحضير بطاقة العمل (badge) والحرص على أن تكون نظيفة وواضحة الطباعة وخالية من الأخطاء.
• جلب كمية كافية من بطاقات التعريف (Business Card)، إذ ليس من اللائق أن يقدم أحدهم بطاقته دون الرد بالمثل.

يجب الإعداد لحجوزات السفر قبل وقت كافٍ لتلافي مشكلة الحجوزات، ويراعى فيها ما يلي:

الخطوات من (1) إلى (6) لارتداء المشلح السعودي بالطريقة الصحيحة

٧ خطوات لربط ربطة العنق بالطريقة الصحيحة

• تجنب لبس القميص قصير الكم مع ربطة العنق.
• يفضل لبس الحذاء النظيف اللامع ذي الرباط مع البدلة الكاملة.
• يكون البنطال طويلاً، بحيث يغطي سطح الحذاء والجوارب.
• تجنب لبس الحزام والحمالة معاً.
• يكون لون الجوارب مقارباً للون البنطال، والحزام من لون الحذاء.
• تكون ربطة العنق متدلية حتى الحزام، وأكمام القميص نحو حوالي نصف سنتيمتر من كم الجاكت.
• يراعي في الاستقبالات الرسمية قفل الزرار الأوسط للجاكت بوصفه مظهراً الاحترام للمناسبة، وللشخصية التي تتم مقابلتها، وأثناء الجلوس يتم فك الزرار وسحب أطراف الجاكت إلى الداخل على نحو يسير.
• مراعاة مناسبة حجم الجاكت فلا يكون كبيراً أو ضيقاً جداً.

• الالتزام بموقف المملكة الرسمي حيال موضوع المشاركة والدفاع عنه، وأنه لا يمثل شخصه أو جهته الرسمية وإنما يمثّل المملكة.
• المحافظة على المعلومات السرية وعدم إفشائها.
• التحفظ على أي موقف قد يواجه به الوفد — قد يرتب أي التزام مادي أو معنوي على المملكة أو أي من مؤسساتها، والرفع عن ذلك وإبداء الرأي في شأنه ليتم بحثه وتحديد موقف في شأنه ما لم يكن لديه تفويض صريح يخوّله بذلك.
• عدم الإدلاء لوسائل الإعلام بتصريح خارج إطار الموقف الرسمي للمملكة أو طبيعة اختصاص الوفد، ويكون التصريح لرئيس الوفد أو من يفوضه.
• التعاون فيما بين أعضاء الوفد والتنسيق حول دور كل منهم وحضور الاجتماعات الرسمية التنسيقية.
• الالتزام بالمبادئ والأخلاق الإسلامية في جميع تصرفاتهم وعلاقاتهم الرسمية والشخصية، ومراعاة الأنظمة والأعراف في الدولة المضيفة، والتقيد بقواعد العمل الدبلوماسي.

• الاستعداد للمشاركة في المناقشات وموضوعات الاجتماع، من خلال الاطلاع على جدول الأعمال والمعلومات التفصيلية ذات الصلة.
• يجب الوصول إلى مكان الاجتماع في الموعد المحدد، ويفضل قبله بعشر دقائق.
• إذا كان الشخص يحضر لأول مرة، حيث يكون غير معروف للمجتمعين، فعليه تقديم نفسه للحاضرين بأسلوب ودي وجيز ومصافحتهم بكامل الكف وباحترام كبير.

في الاجتماعات التي تتم مع وفد من جهة أو دولة أخرى، فهنالك طريقتان للجلوس:

الطريقة الأولى

يجلس الوفدان متقابلين على طاولة الاجتماعات نفسها، ويكون المضيف في منتصف الجهة اليمنى من الطاولة، يقابله مباشرة الضيف وإلى جانب كل منهما أعضاء وفده.

الطريقة الثانية

يجلس المضيف على يسار صدر طاولة الاجتماعات يجاوره على يمينه الضيف (إذا تساويا في المرتبة)، ويجلس بقية الفريقين في جهة رئيسهم متقابلين.

• للأشخاص المهمين يفضل أن تنتظر حتى يطلب منك.
• تجنب إعطاء بطاقتك إلى شخص ما بحضور آخرين، وعند تلقيك بطاقة تعريف من شخص ما افحصها بدقة لبعض الثواني ثم انظر إلى وجه صاحبها قبل وضعها في جيبك.
• كن انتقائياً ولا تقدم بطاقتك إلى أي كان.

• يجب أن يلامس مضمون الهدايا الثقافة السعودية.
• مراعاة ما جاء بقرار مجلس الوزراء رقم (141) بتاريخ 1393/2/12هـ في تحديد الحد الأعلى لتكاليف الهدية، وهو ثلاثة آلاف ريال، ما لم يصدر قرار آخر أو أمر بعدله.
• يتم تقديم الهدايا بين ممثل الوزارة والضيف بعد انتهاء اللقاء أو الاجتماع مع تقديم شرح موجز عن الهدية.
• يجب أن تتوائم الهدية مع المركز والمنصب الذي يشغله الشخص الذي تقدم له الهدية.
• يجب أن لا تسبق الهدية وقتها.
• يجب أن لا تكون الهدية ذات فائدة يومية.
• التخلص من الثمن المسجل على الهدية إن وجد.

• الإفادة بالقبول أو الاعتذار عن الحضور، حيث تكتب في بطاقة الدعوة آلية الرد، ويجب أن يبادر المدعو بإرسال رده؛ سواء بالقبول أو الرفض بسرعة قدر الإمكان؛ لأن التأخير قد يسبب مشكلة للجهة الداعية، ويعد من الأخطاء الجسيمة في الإتيكيت. أما إذا كانت الدعوة بشكل شفهي مباشر أو تليفونياً فيكتفى بالرد الشفهي المباشر على الدعوة.
• لا يجوز الاعتذار عن دعوات رئيس الدولة بتاتاً، كما يجب التقيد التام بالتوقيتات المحددة للدعوة، حيث لا يسمح بدخول أحد بعد وصول رئيس الدولة كما لا يسمح بخروج أحد قبل خروجه.
• جرت العادة أن يحدد في بطاقة الدعوة نوع اللبس المطلوب الحضور به، حتى لا يقع أحد المدعوين في حرج في حالة حضوره بلباس غير لائق للمناسبة.